Клопотання про встановлення меморіальної дошки: зразок і як заповнити

Клопотання про встановлення меморіальної дошки — це письмове звернення до органу, який за місцевим порядком розглядає такі пропозиції: зазвичай це комісія при виконавчому комітеті міської, селищної чи сільської ради. Єдиного шаблону для всієї України немає, тому перед поданням перевірте вимоги саме вашої громади. Структура документа при цьому майже скрізь однакова — і нижче ми розбираємо її по частинах, з умовним прикладом і готовим шаблоном.

Якщо ви тільки починаєте, спершу прочитайте повний порядок встановлення меморіальної дошки: клопотання — лише один із кроків.

Коротко

• Клопотання адресують органу місцевого самоврядування тієї громади, де стоїть будівля. Хто саме його розглядає — комісія, виконком чи районна адміністрація — визначає місцевий порядок.
• Подати його може не кожен. У багатьох порядках право подання мають близькі родичі загиблого, а також заклади, установи, організації та громадські обʼєднання. Клопотання інших фізичних осіб можуть не розглядати.
• У документі має бути: про кого йдеться, де встановити дошку, чому саме там, хто фінансує і що додається.
• Найважливіша частина — пояснення звʼязку людини з місцем: навчалася, жила, працювала.
• Шаблон клопотання у форматі DOCX є в безкоштовному пакеті документів Inheart.

Що таке клопотання і навіщо воно потрібне

Клопотання запускає розгляд питання. Поки його не подано, комісія не розглядає ні ескіз, ні текст, ні місце. У різних місцевих документах його можуть називати по-різному — клопотання, заява або звернення, — але суть та сама: офіційний лист з пропозицією встановити дошку і пакетом підтвердних документів.

Це не формальність заради формальності. Саме з клопотання комісія дізнається, ким була людина, чому дошка має бути саме на цій будівлі і хто відповідатиме за її виготовлення та утримання.

Кому подавати клопотання

Адресат залежить від громади, де планується встановлення. Найчастіше це:

• комісія з питань встановлення пам’ятних знаків і меморіальних дошок при виконавчому комітеті ради;
• топонімічна або історико-топонімічна комісія — так влаштовано, наприклад, у Полтаві та Одесі;
• виконавчий комітет ради, який ухвалює остаточне рішення за рекомендацією комісії.

У Києві для загиблих учасників бойових дій з 2024 року діє спрощений порядок (рішення Київради № 22/7988 від 21.03.2024): заяву подають на імʼя Київського міського голови, а розглядає її районна в місті державна адміністрація. Дошка має відповідати типовому зразку, а РДА перевіряє проєкт до двох місяців.

Як знайти свій порядок: на сайті міської, селищної чи сільської ради пошукайте документ «Порядок встановлення пам’ятних знаків, меморіальних та інформаційних дошок» або «Положення про…» з назвою вашої громади. Якщо на сайті його немає — зателефонуйте до загального відділу ради чи ЦНАП і попросіть чинну редакцію. У цьому ж документі буде вказано, на чиє ім’я адресувати клопотання.

Хто може подати клопотання

Це питання, на якому найчастіше спотикаються. Інтуїтивно здається, що подати може будь-хто, хто хоче вшанувати людину. Але багато місцевих порядків обмежують коло ініціаторів.

У проєкті типового порядку, який Мінветеранів розробило 2021 року, право подання мають один із близьких осіб захисника, а також підприємства, установи, організації, заклади, громадські об’єднання і трудові колективи. Клопотання від інших фізичних осіб за цим проєктом не розглядаються. Таку саму норму містить, наприклад, чинний порядок Чортківської громади 2025 року.

Що це означає на практиці:

• Якщо ви родич — подаєте від свого імені.
• Якщо ви друг, сусід чи побратим — подавайте разом із родиною (клопотання від імені родича) або через організацію: школу, де навчалася людина, громадське об’єднання, підприємство.
• Якщо ініціатор — організація — у багатьох порядках до клопотання додають рішення її керівного органу і письмову згоду родини.

Перевірте цей пункт у своєму порядку до того, як збирати документи.

Що написати в клопотанні

Документ складається із семи частин. Порядок може трохи відрізнятися, але зміст повторюється в більшості громад.

1. Адресат

Назва органу або комісії, посада і ПІБ керівника — у давальному відмінку. Наприклад: «Голові комісії з питань встановлення пам’ятних знаків виконавчого комітету … міської ради».

2. Ініціатор

ПІБ у родовому відмінку або повна назва організації, адреса, телефон, e-mail. Для організації — підпис керівника і печатка, якщо вона використовується.

3. Про кого йдеться

ПІБ повністю, дати народження і загибелі, військове звання, підрозділ, позивний — якщо родина згодна його вказувати. Ці дані мають дослівно збігатися з документами, які ви додаєте: розбіжність у званні чи даті — найчастіша причина повернення пакета на доопрацювання.

4. Пропоноване місце

Повна адреса, назва будівлі або закладу і де саме на фасаді: «ліворуч від центрального входу на висоті …». Фото фасаду з позначеним місцем додаються окремо.

5. Обґрунтування: зв’язок людини з місцем

Це головна частина клопотання. Комісія оцінює не лише заслуги людини, а й те, чому дошка має бути саме тут. Пишіть фактами:

• «навчався в ліцеї № … з 2002 по 2013 рік»;
• «проживав у цьому будинку з дитинства до мобілізації у 2022 році»;
• «працював інженером на підприємстві з 2017 року».

Одного-двох речень достатньо. Детальний життєвий і бойовий шлях описують в історико-біографічній довідці, яка додається до клопотання. У деяких порядках звʼязок з місцем треба ще й підтвердити документом — довідкою зі школи, з місця роботи чи про реєстрацію.

6. Фінансування і передача на баланс

Вкажіть, за чий рахунок виготовлять і встановлять дошку: власні кошти родини, благодійні внески, кошти організації. Якщо будівля в комунальній власності, у типовому проєкті Мінветеранів і в низці місцевих порядків у клопотанні також зазначають про передачу дошки у власність громади або на баланс власника будівлі.

7. Додатки, дата, підпис

Пронумерований перелік усіх доданих документів, дата і підпис ініціатора.

Які документи додати до клопотання

Точний перелік визначає громада. Але в різних місцевих порядках повторюється схожий набір:

• історико-біографічна довідка про загиблого з описом бойового шляху;
• кольорові фотографії фасаду і запропонованого місця розташування;
• ескіз або проєктна пропозиція дошки з текстом напису (у Києві — відповідно до типового зразка);
• письмова згода родини, якщо ініціатор — не родич;
• письмова згода власника або балансоутримувача будівлі;
• копія документа, що підтверджує загибель;
• копії нагородних документів — за наявності;
• письмове зобов’язання щодо фінансування;
• рішення керівного органу, якщо ініціатор — організація;
• погодження органу охорони культурної спадщини, якщо будівля є пам’яткою;
• у Києві — ще й висновок Інституту української мови НАН України щодо тексту напису.

Для біографічної довідки зручно скористатися сторінкою пам’яті: якщо вона вже створена, на ній зібрані біографія за етапами життя, військовий шлях, нагороди й спогади побратимів. Сторінка не замінює офіційних документів, але економить час на збирання фактів.

Зразок клопотання про встановлення меморіальної дошки

Нижче — умовний приклад. Ім’я, дати й адреси вигадані; підставте свої дані та назву органу з місцевого порядку.

Голові комісії з питань встановлення пам’ятних знаків та меморіальних дошок виконавчого комітету [назва] міської ради [ПІБ]

Петренко Олени Миколаївни, матері загиблого
[адреса], тел. [номер], e-mail [адреса]

КЛОПОТАННЯ про встановлення меморіальної дошки

Прошу розглянути питання щодо встановлення меморіальної дошки на честь Петренка Андрія Івановича (12.03.1996 — 04.08.2024), старшого сержанта [назва підрозділу], який загинув під час захисту України.

Пропоноване місце встановлення: фасад ліцею № 5 [назва громади], вул. Шкільна, 10, ліворуч від центрального входу.

Андрій навчався в ліцеї № 5 з 2002 по 2013 рік. Після закінчення працював у громаді, у 2022 році добровільно став до лав Збройних Сил України.

Мета встановлення — вшанування пам’яті Андрія Петренка, його життєвого шляху і внеску в захист України.

Виготовлення і встановлення дошки буде здійснено за власні кошти родини. Після встановлення дошку пропонується передати на баланс ліцею № 5.

Додатки:
1. Історико-біографічна довідка з описом бойового шляху.
2. Фотографії фасаду і місця встановлення.
3. Ескіз дошки і проєкт тексту напису.
4. Письмова згода директора ліцею № 5 як балансоутримувача будівлі.
5. Копія документа, що підтверджує загибель.
6. Копії нагородних документів.

[дата] [підпис] Олена ПЕТРЕНКО

Зверніть увагу: ініціатор тут — мати загиблого, тому окрема згода родини не додається. Якби клопотання подавав ліцей, вона була б обов’язковою.

Шаблон клопотання DOCX

Щоб не складати документ з нуля, ми підготували шаблон клопотання з підказками в кожному полі. Він входить у безкоштовний пакет разом з шаблоном історико-біографічної довідки, згодою родини, погодженням з власником будівлі, структурою тексту дошки та чеклістом.

Завантажити пакет документів (ZIP, безкоштовно)

Шаблон універсальний за структурою, але не за вимогами: перед поданням звірте його з порядком своєї громади і допишіть пункти, яких бракує.

Типові помилки

• Замовити дошку до погодження. Якщо ескіз не відповідає місцевим вимогам до розміру, матеріалу чи типового зразка, дошку доведеться переробляти.
• Подати від свого імені, не маючи на це права. Якщо ви не родич, перевірте, чи розглядають у вашій громаді клопотання фізичних осіб.
• Не пояснити звʼязок з місцем. Без цього комісія може запропонувати інше місце або іншу форму вшанування.
• Розбіжності в даних. Звання, дати, назва підрозділу мають збігатися в клопотанні, довідці й підтвердних документах.
• Не вказати фінансування і балансоутримувача. Це обовʼязкові пункти в більшості порядків.
• Забути про статус памʼятки. Якщо будівля — обʼєкт культурної спадщини, потрібне додаткове погодження.
• Не зберегти підтвердження подання. Попросіть відмітку з датою і вхідним номером на своїй копії — вона знадобиться, якщо доведеться уточнювати стан розгляду.

Що відбувається після подання

Клопотання розглядає комісія, а остаточне рішення ухвалює виконавчий орган ради. У проєкті типового порядку Мінветеранів закладено строк розгляду до одного місяця, максимум 45 днів, і чотири можливі рішення: підтримати, відкласти до отримання додаткових документів, рекомендувати іншу форму вшанування або вмотивовано відхилити. Строки й варіанти рішень у вашій громаді можуть бути іншими — вони прописані в місцевому порядку.

Враховуйте й терміни: в окремих порядках встановлення дошки допускається не раніше ніж через рік після смерті. Часто з цього правила є винятки: у Києві, наприклад, обмеження строку не діє для Героїв України та для учасників бойових дій, які загинули внаслідок агресії РФ. Якщо такої умови у вашій громаді немає, подавати можна раніше.

Коли рішення отримано, можна переходити до виготовлення. Inheart виготовляє алюмінієві меморіальні дошки з портретним гравіюванням і QR-кодом, макет погоджується з родиною перед виробництвом — деталі на сторінці меморіальних дошок Inheart.

Чекліст перед поданням

• Знайдено чинний порядок вашої громади.
• Відомо, на чиє ім’я подається клопотання.
• Перевірено, хто має право подати клопотання.
• Дані про людину однакові в усіх документах.
• Звʼязок людини з місцем пояснено фактами.
• Вказано джерело фінансування і майбутнього балансоутримувача.
• Додано всі документи, які вимагає місцевий порядок.
• Якщо ініціатор — не родич, є письмова згода родини.
• Якщо будівля — памʼятка, отримано погодження органу охорони культурної спадщини.
• Збережено копію клопотання з відміткою про реєстрацію.

Поширені запитання

Чи можна подати клопотання електронно?

Залежить від громади. Проєкт типового порядку Мінветеранів допускає паперову й електронну форму, але конкретний спосіб подання визначає місцевий порядок. Уточніть це в раді або ЦНАП.

Хто платить за меморіальну дошку?

Зазвичай ініціатор — саме тому джерело фінансування вказують у клопотанні. Деякі громади мають цільові програми, за якими дошки встановлюють коштом місцевого бюджету; про таку можливість варто запитати під час подання.

Чи потрібна згода родини, якщо ініціатор — школа?

У більшості порядків — так. Наприклад, київський порядок вимагає письмової згоди родичів загиблого, а в проєкті Мінветеранів згода не потрібна лише тоді, коли ініціатор сам є близькою особою.

Що робити, якщо клопотання відхилили?

Попросіть письмове рішення з причинами. Часто справа в місці, тексті чи неповному пакеті — після виправлення клопотання можна подати повторно. Комісія також може рекомендувати іншу форму вшанування.

Чи підходить шаблон Inheart для будь-якої громади?

Структура підходить, бо повторює типові вимоги. Але перелік додатків, адресат і окремі пункти треба звірити з місцевим порядком.

Висновок

Клопотання — короткий документ, але від нього залежить, чи почнуть розглядати вашу пропозицію. Перевірте, хто у вашій громаді має право його подати, поясніть звʼязок людини з місцем фактами і додайте все, що вимагає місцевий порядок. Готовий шаблон клопотання про встановлення меморіальної дошки є в пакеті документів Inheart, а весь шлях від ідеї до встановлення описано в гіді про меморіальні дошки.

Що ще підготувати для меморіальної дошки

• Історико-біографічна довідка — 7 розділів довідки, де брати дані й умовний зразок.
• Що написати на меморіальній дошці — 7 елементів напису, вік замість дат і готові приклади.
• Яке фото обрати для меморіальної дошки — яке фото гравіюється найкраще, як сканувати старі знімки і де межа реставрації.
• Меморіальна дошка в школі — ролі директора, громади та родини й порядок дій крок за кроком.
• Ескіз меморіальної дошки — 11 складових проєкту і чекліст перед запуском у виробництво.